Назначение и архитектура

СФС ВЕКТОР - это система мультимедийного документооборота, предназначенная для автоматизации процесса обмена сообщениями различного типа с обеспечением гарантии их доставки.

Изначально, разрабатывался для нужд ОАО РЖД, где успешно эксплуатируется в настоящее время. Представляет несомненный интерес для крупных корпораций и государственных структур; для всех, кому требуется гарантированная доставка сообщений на канале точка-точка с системой делегирования ответственности по доставке сообщений.

Сервис предоставляет возможность доставки монохромных факсимильных сообщений, телефонограмм  (оповещений) и телеграфно-телексных сообщений по телефонным линиям на стандартные факсимильные/телефонные аппараты.

В случае организации работы с другими СФС ВЕКТОР по IP-сети возможности комплекса существенно расширяются - становится доступным передача цветных факсимильных сообщений, голосовых оповещений, документов электронной почты, файлов произвольного типа.

Гарантия доставки сообщения обеспечивается либо в автоматическом режиме, либо с обязательным делегированием ответственности принимающему оператору, используя механизмы голосовой или текстовой заверки.

СФС ВЕКТОР имеет возможность подключения по IP-сети к ТКС ВЕКТОР-2000, что позволяет ему получить доступ к национальной и международной телексной сети.

Комплекс построен на базе клиент-серверной архитектуры, имеет гибкую систему настройки и легко масштабируется как для локальной установки на одно рабочее место, так и для реализации сложной разветвленной структуры с поддержкой множества серверов и клиентов.

Комплекс состоит из серверного и клиентского компонентов:

• сервер маршрутизации;
• сервер хранения сообщений;
• АРМ ОПЕРАТОР (сетевой клиент);
• АРМ АДМИНИСТРАТОР (сетевой клиент).

Комплекс СФС ВЕКТОР на данный момент использует два различных транспорта для передачи сообщений:

• телефонные аналоговые линии;
• сети на базе протокола TCP/IP.

ОБЗОР ВОЗМОЖНОСТЕЙ

Монохромное и цветное факсимильное сообщение

Вы можете работать в привычной для вас программе – Open Office, Word, Excel, Acrobat Reader, Adobe PhotoShop и т.п. c документом или рисунком - не важно в какой программе и с каким типом документа производится работа, -   при печати на виртуальный принтер документ будет отправлен указанному адресату в виде факсимильного сообщения посредством СФС ВЕКТОР.

Модуль поддержки цветных факсимильных сообщений использует для передачи соединение по корпоративной IP- сети. Без потерь в качестве вы можете передать, например, документ с печатью или цветную фотографию.

Отправка сообщений ведется в автоматическом, полуавтоматическом или ручном режиме.

Документ электронной почты

Теперь для ведения документооборота компании вы можете использовать единый комплекс для всех каналов передачи данных. В СФС ВЕКТОР встроен модуль приема и отправки сообщений по электронной почте. Теперь Вы сможете передать факсимильное сообщение на ящик электронной почты, одновременно отправив его на факсимильный аппарат или на другой сервер СФС ВЕКТОР.

Уникальной особенностью комплекса является наличие систему автоматического подтверждения факта доставки сообщения на электронный ящик абонента.

Сервис анализирует полученные сообщения автоматического подтверждения о доставке электронных писем и сортирует исходящие документы по следующим критериям: отправлено; не отправлено; не подтверждено.

Голосовое сообщение

Модуль поддержки телефонограмм – один из наиболее востребованных сервисов в СФС ВЕКТОР. Он позволяет отправить голосовое сообщение адресату или группе адресатов. При этом запись сообщения производится как с гарнитуры, так и с обыкновенного телефона, подключенного к СФС.

Любой документ может быть дополнен голосовыми инструкциями. При передаче сообщения по телефонной линии голосовое сообщение воспроизводится получателю перед отправкой документа, а при использовании IP-сетей голосовое оповещение будет прикреплено к сообщению и адресат сможет его прослушать в момент открытия документа.

Текстовое сообщение

В сервис СФС ВЕКТОР включен модуль обмена короткими сообщениями между пользователями, что позволяет легко обмениваться оперативной информацией.

Естественно, обмен текстовыми сообщениям также протоколируется, что позволяет, при необходимости, производить его анализ для выяснения причин тех или иных спорных ситуаций.

Телеграфное сообщение

В комплекс встроен модуль поддержки обмена телеграфными сообщениями с ТКС ВЕКТОР-2000 - сервером коммутации для узлов и служб телеграфной связи. ТКС ВЕКТОР-2000 установлены в ОАО «Центральный Телеграф» - одном из ведущих операторов связи России, ОАО «Российские Железные Дороги», ООО «Газсвязь», ОАО «Сибирьтелеком» и еще во множестве организаций, использующих современное оборудование для передачи сообщений по телеграфным линиям.

Благодаря модулю поддержки телексных сообщений СФС ВЕКТОР, компания ОАО РЖД реализовала автоматическую рассылку телеграмм на факсимильные аппараты абонентов.

Механизмы гарантии доставки

При передаче факсимильных сообщений и электронных писем далеко не всегда можно с уверенностью сказать, что документ успешно получен адресатом. В настоящее время приходится тратить массу времени и сил на то, чтобы проверить факт доставки сообщения получателю.

Классическим сервисом с гарантированной доставкой сообщения является телеграф. Действительно, принцип телеграфной связи подразумевает установление прямого соединения между абонентами телеграфной сети, что, собственно и является гарантом доставки сообщения.

Впрочем, переданное сообщение может быть утеряно на приемном конце и не факт, что нерадивый сотрудник с радостью признается в своей халатности. А результат может быть очень серьезным, например, потеря предупреждения о проведении работ на железнодорожном полотне может вызвать крушение поезда...

Поэтому, для случаев сверхответственного режима передачи документов, учитывающих не только факт доставки, но и время доставки документа, разработана система оперативных заверок принимаемого документа, используя технологию голосового и текстового подтверждения как в ручном, так и в автоматическом режимах.

Текстовое подтверждение

В режиме текстового подтверждения доставки открывается окно мгновенного обмена текстовыми сообщениями отправителя с получателем, и, на основании полученных от абонента коротких сообщений, вы сможете принять решение о качестве доставки документа.

Автоматическое подтверждение

При передаче документа по электронной почте, сервис автоматически запрашивает уведомление о прочтении сообщения получателем, и только после получения соответствующего ответа система считает письмо успешно отправленным. Теперь вы можете быть полностью уверены в том, что отправленное вами по электронной почте письмо было доставлено получателю.

Голосовое подтверждение в реальном времени

Для уверенности отправителя в факте доставки сообщения при передаче факсимильных сообщений и телефонограмм по телефонной линии в системе СФС ВЕКТОР предусмотрено голосовое подтверждение доставки документа в реальном времени при разговоре с абонентом.

Голосовое подтверждение в реальном времени можно запросить до передачи документа. Сервис произведет дозвон до получателя и перед отправкой установит диалог между отправителем и получателем для уточнения сопровождающих деталей и возможности передачи сообщения.

При необходимости голосового подтверждения после отправки сообщения сервис автоматически установит соединение с абонентом для подтверждения результата доставки или необходимости повторной передачи сообщения. Если связь прервалась или абонент повесил трубку, не подтвердив приема, сообщение будет считаться не отправленным и сервис повторит попытку.

Голосовое подтверждение до и после отправки позволяет автоматизировать процесс дозвона и передачи сообщения. Отправителю нужно только поднять трубку и убедиться в факте доставки документа получателю.

Отложенное голосовое подтверждение

Запрос на запись голосового сообщения (отложенное подтверждение) не требует оперативного вмешательства отправителя.

Режим отложенного голосового подтверждения работает для передачи и по телефонным линиям и по IP-сетям. В этом режиме сервер после передачи документа адресату записывает голосовое сообщение получателя о результате доставки. Позже отправитель в любой момент сможет его прослушать и убедиться в том, что сообщение успешно доставлено адресату.

Протокол доставки

Запрос на подтверждение доставки сообщения дает возможность убедиться в факте получения сообщения адресатом.

В любой момент вы можете просмотреть протокол заверки между отправителем и получателем при обмене текстовыми сообщениями или прослушать голосовое подтверждение получателя.

В режиме голосового подтверждения в реальном времени, оператор сам устанавливает факт доставки сообщения после общения с получателем, однако при желании разговор отправителя и получателя может автоматически записываться.

Автоматизация работы

Использование современных линий передачи данных, сочетание автоматического и ручного режимов работы, возможность выполнения одновременно несколько различных операций (например, можно одновременно получать сообщение, отправлять и уже подготавливать следующее), гибкость настроек позволяют в сотни раз ускорить процесс приема, отправки и обработки сообщения.

Автоответчик

При переключении сервиса на прием сообщений в автоматическом режиме активизируется функция автоответчика. При передаче сообщения на СФС ВЕКТОР отправителю будет предложено оставить голосовое сообщение, которое будет прикреплено к документу.

Использование современных линий передачи данных, сочетание автоматического и ручного режимов работы, возможность выполнения одновременно несколько различных операций (например, можно одновременно получать сообщение, отправлять и уже подготавливать следующее), гибкость настроек позволяют в сотни раз ускорить процесс приема, отправки и обработки сообщения.

Автоматический и ручной режим

Сервис может сам дозвониться и соединить вас с абонентом, передать документ или телефонограмму получателям, присвоить документу уникальный порядковый номер, принять документ и записать голосовое сообщение отправителя.

Используя СФС ВЕКТОР, вы одновременно получаете лучшие качества автоматической и ручной передачи документа – простоту, удобство и эффективность работы.

Но, как и в факсимильном аппарате, вы можете поговорить с получателем до или после передачи документа, вручную проследить за ходом отправки сообщения, приостановить и возобновить ее, изменить параметры или пометить сообщение как уже отправленное.

Параметры передачи

Сервис позволит гибко настроить параметры передачи документа. При отправке сообщения вы можете указать приоритет его отправки перед остальными документами, максимальное количество попыток отправки, установить запрос на текстовое или голосовое подтверждение доставки сообщения.

Широкие возможности поиска

Вы сможете быстро найти документ, в том числе и в архиве, указав любой из его параметров в системе поиска, будь то номер набора или порядковый номер документа, отправитель или адресат, тема сообщения, дата или время его создания.

Групповая рассылка сообщений

СФС ВЕКТОР работает с мультимедийными документами и любое сообщение может быть включено в групповую рассылку, будь то монохромное или цветное факсимильное сообщение, голосовое оповещение или телефонограмма, документ электронной почты или электронный документ, телексное сообщение или файл произвольного типа.

От вас требуется только выбрать список адресатов, и сервер сам дозвонится, отправит сообщение каждому получателю и перенесет документы в папку отправленные, или не отправленные в случае, если доставить сообщение не удалось.

Если вы выберете отложенную голосовую заверку, комплекс СФС ВЕКТОР попросит получателя оставить сообщение о результате доставке. В любой момент вы сможете проконтролировать факт доставки документа, прослушав оставленные сообщения. Режим текстового подтверждения откроет окно обмена сообщениями между получателем и отправителем.

Система администрирования

АРМ АДМИНИСТРАТОР СФС ВЕКТОР – это инструмент удаленного администрирования комплекса, который содержит весь комплект сервисного обслуживания.

АРМ АДМИНИСТРАТОР позволяет управлять сразу несколькими серверами СФС ВЕКТОР с компьютера администратора, предоставляя функции наблюдения, сервиса и настройки серверов.

Программа позволяет настроить параметры архивации, резервирования, приема, маршрутизации, прав доступа. Управлять работой серверных служб или быстро восстановить работу сервера и базу сообщений, оперативно переключить работу на резервный компьютер без остановки работы.

Модуль обновления программного обеспечения поможет быстро обновить комплекс до новой версии.

Централизованное хранилище

Благодаря клиент-серверной архитектуре сервис предоставляет возможность единого хранилища данных для всех пользователей.

Вне зависимости от того что произойдет с компьютером оператора, все сообщения, настройки, телефонные номера и адреса сохранятся на сервере. Все ваши настройки и сообщения доступны по имени пользователя и паролю, а значит, не имеет значения с какого компьютера вы вошли в систему.

Администратор комплекса может при необходимости просмотреть и прослушать принятые и отправленные сообщения всех пользователей.

Архивирование

Архивирование позволяет сократить размер базы документов, повышает скорость работы комплекса и позволяет избавиться от уже неактуальных документов, освобождая, таким образом, место в хранилище данных.

Для удобства работы с архивом, в комплекс добавлено множество функций фильтрации и сортировки сообщений - за указанный период, по отправителю и получателю, по номеру набора и порядковому номеру документа. Для выбранных сообщений система при желании создаст отчет и предложит его сохранить в такие форматы как документы Word, Excel, Adobe Acrobat или вывести на печать.

Чтобы не загружать компьютер несвоевременным архивированием, в комплексе СФС ВЕКТОР введен режим подготовки к архивации.

Обработанное сообщение перемещается в специальную папку для архивации, а архивирование ведется во время простоя системы для всех подготовленных документов.

Время запуска и период архивации гибко настраиваются из АРМ АДМИНИСТРАТОР.

Резервная копия базы сообщений

Для повышения надежности в комплексе СФС ВЕКТОР периодически производится резервирование данных. В случае неисправности комплекса, вы сможете быстро восстановить его работоспособность с помощью созданных ранее резервных копий. Объединением баз данных программа восстановит даже те сообщения, которые еще не вошли в резерв.

Типовые схемы применения

Инсталляция для небольшой компании, филиала, департамента, отдела крупной компании

Для небольшого офиса достаточно установить плату поддержки телефонных линий в компьютер, предназначенный для обработки документации, и установить программное обеспечение СФС ВЕКТОР. Компьютер подключается к выделенной городской линии и к сети Ethernet.

В рамках одного рабочего места вы получаете единую службу, которая отправляет и принимает монохромные и цветные факсимильные сообщения, записывает и передает телефонограммы и голосовые оповещения, служит гарантией доставки любых сообщений, в том числе документов электронной почты в автоматическом, ручном и комбинированном режиме при передаче, как по телефонной линии, так и по IP-сетям.

Вы можете пользоваться гарнитурой подключенной к звуковой плате компьютера так же удобно, как и телефонным аппаратом – позвонить и поговорить с абонентом, записать голосовое сообщение, принять входящий звонок. Вы можете включить запись разговоров и затем прослушать их прямо с рабочего места.

Вы получаете единое хранилище электронных, факсимильных документов, сообщений электронной почты и голосовых сообщений с функциями архивирования, создание резервной копии, возможности горячего переключения на резерв.

Инсталляция для средней компании

Для компаний среднего размера, предлагается установить выделенный сервер СФС ВЕКТОР, который подключен к офисной АТС и локальной сети компании, а на рабочих местах сотрудников ставится программа удаленного клиента АРМ ОПЕРАТОР.

Без лишних затрат вы предоставите каждому сотруднику возможность приема и отправки монохромных и цветных факсимильных сообщений, телефонограмм, документов различного вида, электронных писем, текстовых и телеграфно-телексных сообщений с гарантией доставки получателю.

На рабочем месте каждого сотрудника потребуется только компьютер и телефонный аппарат. Отпадает необходимость ставить дополнительные факсимильные аппараты, ждать очередь на отправку факса или вручную дозваниваться абоненту, чтобы передать сообщение. Каждый сотрудник при разговоре с абонентом может нажать одну кнопку на телефонном аппарате – и сервер примет от абонента факсимильное сообщение, отобразит его на компьютере сотрудника и позволит продолжить разговор.

Телефонный аппарат в этом случае используется не только по прямому назначению, но и в тесном взаимодействии с СФС ВЕКТОР для записи и прослушивания оставленных голосовых сообщений, а также для голосового подтверждения в реальном времени.

Инсталляция для крупной корпорации

В случае большого количества филиалов и подразделений компании сервис СФС ВЕКТОР может обеспечить централизованный мультимедийный документооборот с гарантией доставки между всеми отделениями.

Достаточно в отделении установить клиентское программное обеспечение на рабочее место каждого сотрудника, интегрировать сервис с существующей офисной АТС и локальной сетью, чтобы получить весь спектр возможностей СФС ВЕКТОР.

СФС ВЕКТОР повысит качество передаваемых документов, организует централизованное хранилище и гарантирует доставку документов по всем каналам связи. Сервис организует передачу монохромных и цветных факсимильных сообщений, телефонограмм, писем электронной почты, текстовых и телеграфно-телексных сообщений.

Для ведения коммерческой пересылки факсимильных сообщений сервис представит отчет по принятым и переданным документам за указанный период, а также сгенерирует данные биллинга.

Вы получите гарантию доставки документов с ведением протокола передачи и голосовым подтверждением. Централизованное хранилище и регистрацию проходящей документации. Скоростной канал передачи данных между отделениями по IP-сети с гарантией передачи факсимильных и цветных факсимильных, текстовых и телексных сообщений, произвольных файлов и писем электронной почты.

Программа АРМ ОПЕРАТОР обладает широкими возможностями по настройке интерфейса пользователя и работы системы в целом. Для каждого сотрудника такое рабочее место организует весь поток информации в единую целостную систему гарантированного документооборота.

Все настройки и сообщения пользователя находятся в едином хранилище на сервере СФС ВЕКТОР. На любом компьютере, оборудованном клиентом, вы можете ввести свои имя и пароль доступа, и программа АРМ ОПЕРАТОР предоставит доступ к вашим личным настройкам и сообщениям. Ваше рабочее место теперь не связано с определенным компьютером, а зависит только от вашего месторасположения.

Опыт внедрения

Факс-бюро только телеграфа ЦСС обеспечивает факсимильной связью более трехсот транспортных предприятий и организаций. Кроме этого, на техническом обслуживании цеха находится 350 факсимильных аппаратов (телефаксов), установленных в департаментах и управлениях министерства.

При этом технологический процесс ОАО "РЖД" предполагает необходимость передачи сообщений на станции, не оборудованные компьютерами и факсимильными аппаратами. Количество таких объектов в некоторых случаях достигает нескольких сотен и для отправки оператору требуется дозвониться до каждого абонента и каждому лично проговорить сообщение.

ТРЕБОВАНИЯ ЗАКАЗЧИКА

Опыт длительной работы показывает, что при всех достоинствах и популярности, которой пользуются телефаксы, они имеют существенные недостатки. Прежде всего это отсутствие возможности автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов, так как пользователь вынужден вручную набирать телефонные номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче. Термобумага дорога, а использование ее неэффективно из-за того, что большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения, в том числе и не несущие никакой полезной информации. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

В связи с этим было принято решение реконструировать существующее факс-бюро в автоматизированный центр факсимильной связи МПС на базе СФС ВЕКТОР производства компании ЗАО ЛИНТЕХ.

РЕШЕНИЯ

Первый комплекс СФС ВЕКТОР был установлен на Центральной Станции Связи ОАО «РЖД». Далее комплексами СФС ВЕКТОР был оборудован ряд основных направлений дорог: Московская, Октябрьская и Горьковская дороги. С помощью выделенных защищенных каналов связи налажена сеть скоростного обмена документами между серверами по протоколу TCP/IP.

Благодаря модулю поддержки телексных сообщений СФС ВЕКТОР, компания ОАО «РЖД» реализовала рассылку телеграмм на факсимильные аппараты абонентам, на сервера СФС ВЕКТОР, и в виде голосовых сообщений на телефонные аппараты для оповещения офисов и филиалов предприятия.

Установленные комплексы СФС ВЕКТОР разгрузили поток проходящих факсимильных сообщений. Благодаря работе с телексными сообщениями и групповой рассылке телефонограмм организована передача телеграфных оповещений на станции, связь с которыми налажена только по телефону.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Внедрение в эксплуатацию СФС ВЕКТОР позволило значительно повысить экономическую прибыль от предоставляемых услуг факсимильной связи за счет увеличения пропускной способности системы благодаря автоматизации работы; автоматического (совместно с контролем оператора) использования всех каналов доставки факсограмм в пределах ЛВС ЦСС и МПС; переадресации документов по местным, московским, ведомственным, междугородным и международным телефонным сетям; регистрации факсограмм с автоматически формируемым архивом приема и передачи, элементов автоматического биллинга; одновременного с ростом качества работы и ресурсной мощности значительного снижения трудоемкости работы персонала.

Особо следует отметить, что пропускная способность, высокая автоматизация и надежность, а также современные формы услуг, предоставляемые СФС ВЕКТОР, позволяют говорить о перспективе автоматизации факсимильной связи в масштабе всего железнодорожного транспорта.